Choisir un spécialiste pour l’organisation d’événements

Un organisateur d’événements peut réellement travailler dans des dizaines de contextes différents. Chaque environnement a sa propre spécificité et nécessite une attention particulière. La précision et la capacité à maîtriser de nombreuses variables sont les pierres angulaires de ce travail. Comment choisir un organisateur d’évènements ?

Qui est et que fait l’organisateur d’événements ?

Un organisateur événementiel est un spécialiste qui est chargé d’organiser, de gérer et de superviser le déroulement d’un événement particulier, dont il a pris en charge toutes les étapes préliminaires. Sur place, il s’assure que tous les invités sont à l’aise et que l’organisation se déroule selon le schéma souhaité par les clients. Les contextes de travail d’un organisateur d’événements sont nombreux. Mais on peut énumérer les principaux d’entre eux, tout en sachant que la liste ne sera pas complète. Rendez-vous sur le site revolutionr.com si vous voulez trouver un spécialiste de l’organisation d’événement.

Que fait un organisateur d’évènement ?

Dans le cadre d’une fête privée : l’organisateur événementiel prend des dispositions directement avec la personne ou la famille organisatrice. Cela comprend : anniversaires ; les fêtes de fin d’études ; baptêmes, communions, confirmations ; les mariages (dans ce cas, l’organisateur de l’événement est appelé « wedding planner ») ; Fêtes de célébration pour des événements spéciaux

Fêtes d’entreprise : une entreprise peut vouloir offrir à son personnel un dîner, un déjeuner ou une fête, peut-être pour marquer un événement spécial. C’est là aussi qu’intervient le planificateur d’événements qui, en collaboration avec le département des ressources humaines et en particulier le responsable des RH, décide du lieu, des activités et du transport à choisir.

Événements artistiques : une organisation ou une association peut faire appel à un organisateur d’événements pour planifier un événement lié à l’art. Une exposition, un spectacle, un concert, une série de représentations théâtrales ne sont que quelques exemples parmi d’autres.

Foires : le secteur des foires commerciales a été particulièrement touché par le Covid-19, en raison du blocage de tous les événements publics à forte fréquentation. Cependant, le rôle des foires commerciales est vital pour le commerce. De nombreux organisateurs d’événements seront appelés à superviser dans ces contextes dès que les restrictions locales et nationales seront assouplies.

Défilés de mode et événements : la mode est un secteur où les événements deviennent chaque année plus spectaculaires, plus scéniques et plus complexes. Il ne s’agit pas seulement de défilés de mode, avec des mannequins, des vêtements et un public. Il est nécessaire d’utiliser des espaces publics ou ouverts au public, de garantir l’accès au public et à la presse, et de faire intervenir des dizaines de professionnels impliqués dans l’organisation.

Étudier pour devenir organisateur d’événements

Pour devenir organisateur évènementiel, il n’est pas indispensable d’avoir un diplôme « ordinaire ». Pourtant, bon nombre des compétences nécessaires pour travailler dans ce rôle sont similaires à celles obtenues dans les facultés universitaires traditionnelles. Les plus utiles dans ce sens sont : les sciences du tourisme, les relations publiques et les sciences de la communication. De nombreuses universités, tant publiques que privées proposent des cours plus spécifiques et des masters en planification et gestion d’événements. En plus de ces cours, il est également possible de s’appuyer sur l’un des nombreux cours d’organisation d’événements dispensés par les mêmes organisations et entreprises qui les organisent elles-mêmes.

Comment bien choisir un organisateur d’événements ?

Comme dans toutes les professions, les compétences d’un organisateur d’événements peuvent être divisées en deux grands domaines : les compétences spécifiques et les compétences interpersonnelles.

Compétences spécifiques : les compétences spécifiques d’un organisateur d’événements appartiennent au domaine de la gestion de projet. Ces compétences sont la connaissance de l’anglais et d’au moins une autre langue étrangère, surtout si vous souhaitez travailler dans un environnement international, la connaissance des principes de base de la gestion du temps et des ressources, la connaissance des principaux systèmes de gestion d’événements, la capacité à créer et à respecter un plan budgétaire, la connaissance d’au moins un graphisme de base, pour la conception d’idées à soumettre au client, la connaissance de tous les outils informatiques de base, tels que la messagerie électronique, les feuilles de calcul et le traitement de texte.

Compétences interpersonnelles : les professions managériales sont toujours caractérisées par un grand nombre de compétences interpersonnelles nécessaires. Pour travailler en tant qu’organisateur d’événements, vous devez être et avoir : être ponctuel, pour respecter les horaires et les plans des clients ; être précis, pour pouvoir toujours se concentrer sur des demandes spécifiques ; la capacité de traiter des problèmes et de les résoudre en peu de temps (résolution de problèmes) ; une aptitude à entretenir des relations personnelles et à les traiter de manière franche, transparente et claire ; savoir comment diriger une équipe et comment passer des accords (et les faire respecter) avec d’autres professionnels ; avoir une orientation exceptionnelle vers les besoins des clients ; avoir un excellent sens de la gestion du temps et des ressources ; être capable d’avoir un sens esthétique aigu, alimenté par une grande créativité, pour interpréter avec brio les demandes les plus imaginatives.