Programmez-vous une fête à Bruxelles très prochainement, mais n’avez pas encore trouvé la salle idéale ? Plusieurs points doivent être pris en compte pour dénicher le lieu adapté à votre évènement : facilité d’accès, équipé des matériels nécessaires, type d’accueil, disposant d’un parking, etc. Voici quelques conseils pratiques pour trouver la salle de fêtes parfaite pour que votre évènement soit une réussite.
Location de salle à Bruxelles : définir les besoins selon l’événement
Plusieurs facteurs conditionnent le choix de la salle de réception qui va accueillir votre fête. Il faudra donc établir vos besoins avant de commencer la recherche d’une location salle à Bruxelles. Tout d’abord, il faudra définir le nombre d’invités. En effet, vous allez choisir la taille de la salle à louer en fonction de ce dernier. Les invités risquent de se disperser dans une salle trop vide. Tandis qu’ils peuvent ne pas se sentir suffisamment à l’aise dans un lieu trop étroit. Une petite salle peut par exemple suffire pour un nombre d’invités assez limité lors d’un anniversaire ou un baptême. Il existe de nombreux établissements qui peuvent proposer ce type d’évènement dans la ville et répondre à vos besoins. Pour bien profiter de la fête, une grande salle disposant d’une piste de danse est par contre nécessaire lors d’une grande réception comme un mariage. Ensuite, le budget alloué à la location de salle à Bruxelles constitue un autre critère à prendre en compte dans votre recherche. Pour profiter des meilleurs prix, surtout si votre budget est assez serré, il faut penser à réserver des mois à l’avance. Puis, vous devez penser à la durée de la location. Vous devez par exemple trouver un espace disposant d’infrastructures pouvant accueillir des personnes pour un hébergement dans le cas où vous devez faire loger vos invités sur place. Vous pouvez aussi choisir une salle proche d’établissements d’hébergement.
Les différents types de salles à Bruxelles
Il existe différents types d’endroits pour votre location de salle de fête à Bruxelles. Connaitre les types de salles et leurs caractéristiques vous permettra de choisir le lieu adéquat pour votre fête. Pour cela, il y a les hôtels standards qui peuvent proposer des prestations de location de salle de fêtes. L'avantages est que vous pouvez bénéficier d’un accueil très professionnel. Néanmoins, la plupart de ces établissements ne permet pas une utilisation des salles une fois passé minuit pour le confort de leurs clients. Pour sortir de l’ordinaire, vous pouvez choisir un palace ou un hôtel de luxe à Bruxelles. Vous pourrez faire profiter à vos convives un cadre grandiose et des prestations exceptionnelles. Pour tous types d’évènements, ce type de salle est très apprécié des entreprises s’il reste assez cher pour les particuliers. À part cela, il y a les lieux atypiques comme les hôtels particuliers, ateliers, loft, rooftops, péniches, etc. Ils sont très appréciés pour les espaces intérieurs comme extérieurs permettant de passer des moments festifs et qui sont modulables pour tous types d’évènement. Vous pourrez ainsi surprendre vos invités et marquer les esprits. Ensuite, pour organiser des fêtes jusqu’au bout de la nuit, il convient de choisir des clubs discothèques ou des cabarets qui disposent d’infrastructures et matériels nécessaires pour assurer l’insonorisation et offrir des spectacles à la hauteur de vos attentes avec des effets spéciaux et une scénographie exceptionnelle. Les bars et les restaurants peuvent aussi accueillir de petites fêtes. Enfin, vous pouvez décider de vous tourner vers des châteaux dédiés à des locations événementielles pour des grands évènements comme un mariage afin de profiter de cadres luxueux et naturels dans des espaces parfois isolés.
Les différents prestataires à Bruxelles
Il existe de nombreux espaces évènementiels proposés pour la location de salles de fêtes à Bruxelles. D’une part, vous pouvez choisir de passer en direct pour louer une salle de fêtes ou faire appel à des professionnels de l’évènementiel pour vous accompagner. Si vous choisissez la première solution, vous devrez contacter par vous-même les gérants des établissements en location. De plus, vous devez lancer vous-même négociations pour obtenir une offre au meilleur prix. Cependant, cette solution nécessite du temps ainsi que du travail de recherche et de préparation. D’autre part, vous pouvez aussi confier la recherche d’une salle à louer pour votre fête à Bruxelles à une agence évènementielle. En général, ce type de prestataire s’occupe de l’organisation de votre évènement et offre une solution clef en main. Pour cela, un contrat de prestation et un cahier de charges seront établis avant son intervention. Elle s’occupe par la suite de la recherche de la salle en fonction de vos besoins et de vos exigences. Par ailleurs, elle se chargera de réaliser les négociations sur les détails de votre fête auprès des établissements de location. En plus de cela, l’agence évènementielle se charge d’organiser les animations, de réaliser les décorations, de trouver le traiteur, de mettre en place la sonorisation, etc.
Les étapes d’une recherche de salle à louer sur Bruxelles
Vous devez louer une salle de fêtes pour organiser un évènement à Bruxelles ? Certaines étapes doivent être faites pour ne pas avoir de mauvaises surprises. Premièrement, il faut rechercher la salle à louer. Pour cela, vous devez vous informer auprès de la mairie de la ville ou auprès des employés municipaux pour vous donner des renseignements sur les entreprises ou particuliers pouvant offrir ce type de service. À part cela, vous pouvez demander auprès des grandes entreprises de la région ou des restaurateurs pour une réception. Pour vous aider, vous pouvez aussi consulter les sites d’annonces spécialisés ou faire une recherche sur internet. Ensuite, l’étape suivante est de vous mettre d’accord avec le bailleur. N’oubliez pas de bien préciser l’occasion de la fête ainsi que le nombre des invités pour connaitre s’il est possible d’organiser l’évènement auprès de l’établissement avant que vous passiez à la visite des lieux. Vous devez vérifier si l’endroit répond à des exigences particulières de votre part. Durant l’étape suivante, vous devez optimiser la visite de la salle de fêtes. Pour ce faire, vérifiez si le lieu se prête-t-il bien à la fête envisagée. Enfin, il est important de demander ce qui est compris dans le tarif de location : service, mobilier, assurance, location de salle, etc.
Les éléments indispensables dans une location de salle à Bruxelles
Une salle de réception à Bruxelles doit disposer de certains éléments pour être confortable et sécurisée durant votre fête. Elle doit notamment avoir plusieurs points d’aération et d’accès : bouches d’aération, fenêtres, portes, etc. Par ailleurs, vous devez également inspecter si la salle est équipée des installations indispensables à la réalisation de votre fête : terrasse, scène, sanitaires, électricité, piste de danse, etc. De plus, vous devez vérifier le système électrique s’il pourra supporter tous les matériels qui seront utilisés le jour J comme le matériel du DJ, l’éclairage, etc. La salle doit être équipée d’un ou plusieurs extincteurs, d’un système de chauffage, d’un espace en extérieur pour les fumeurs et d’un parking pour les véhicules. D’autre part, pour le bien-être des hôtes, la dimension de l’espace est fondamentale. Ainsi sur la piste de danse, il faut 0,5 m² par personne. Pour un dîner, il faut 1,5 à 2 m² par individu et pour un cocktail, il faut environ entre 0,5 m² et 1,5 m² par invité. Dans le cas d’une location de salle vide, vous devez préparer un budget pour la décoration et le mobilier.